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Secrétariat de Direction & Gouvernance
1 – Secrétariat de Direction
Gestion des appels entrants / Mise à jour du répertoire digital
Gestion de plusieurs boîtes mails :- Priorisation et suivi des messages entrants: marquage de messages importants, indicateurs de messages non traités, rappel et suivi de réponses
- Création et gestion de signatures disctintes par boîte mail
- Création et gestion de listing d’adresses mails
- Archivage
- Automatisation : modèles de messages prédéfinis
- Planification et organisation : coordination des disponibilités des différents intervenants et planification des rendez-vous, réunions et déplacements
- Mise à jour et suivi des agendas : gestion des annulations, reports et urgences
- Gestion des priorités : hiérarchisation, anticipation des conflits d’agenda et optimisation du temps de travail
- Paramétrage des agendas partagés et des droits d’accès
- Restaurants (en veillant aux intolérances)
- Taxis
- Salles
- Traiteurs (en veillant aux intolérances et spécificités culturelles)
- Matériel informatique (écrans, tablettes etc…)
- Préparation des présentations (partage sharepoint)
- Prise de notes voire enregistrement lorsque autorisé
- Rédaction de comptes rendus
- Organisation des déplacements : visa, réservations transports et hôtels + transferts
- Coordination et logistique : prise en compte des contraintes d’agendas et des priorités, coordination avec les collaborateurs et les prestataires externes, gestion des imprévus
- Etablissement des ordres de mission à faire valider par le N+1
- Suivi des confirmations et documents de voyage
- Classement et archivage des justificatifs (pour NDF)
- Information et conseil sur les modalités de déplacement
- Support en cas de problème lors du déplacement
- Veille au respect des règles de sécurité et de conformité
- Collecte et traitement des frais : réception, contrôle (anomalies / dépenses non conformes) et saisie dans les outils dédiés
- Contrôle de conformité : vérification du respect de la politique de frais de l’entreprise
- Validation, suivi des remboursements et transmission des élèments au service comptable et financier
- Suivi administratif et reporting
2. Assistance à la Gouvernance (présentiel possible)
Organisation des instances de la Gouvernance
- Planification des réunions (Comité d’Audit et des Risques, Conseil d’Administration)
- Gestion des agendas des commissaires aux comptes, dirigeants et administrateurs
- Organisation logistique des réunions (convocations, salles, visio, traiteurs)
Préparation des réunions :
- Elaboration et diffusion des convocations et ordres du jour
- Collecte, mise en forme et diffusion des documents avec mot de passe
Suivi des décision et actions :
- Signature du cahier de présence / paiement des jetons
- Rédaction et diffusion des comptes rendus et procès-verbaux
- Suivi des décisions résolutions et plans d’actions
- Archivage des documents de gouvernance